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使认可成为体制的正规组成部分将提醒经理人，强化良好的表现跟反对不良绩效同样重要。它还让员工意识到企业的期望，那就是良好的绩效将受到肯定。最重要的是，它把肯定良好表现变成了企业的正式政策，而不只是经理培训课中教导的，乏味且容易被遗忘的忠告。
传统模式和非惩罚性处分法的另一项重大区别是，后者认为解雇不是处分体制的最后步骤，而传统的递进式处分模式却认为是。更准确地说，解雇代表了处分体制的失败。非惩罚性处分将解雇视为处分措施失效后采取的步骤，这就让经理人更容易理解采取处分措施的时机，是在教练的作用达不到所需结果的时候，而不是自己已经决心要解雇员工，仅仅把处分体制看成解雇的途径。
当非正式的教练过程和绩效改进讨论不能成功解决绩效或行为问题时，第一级正式处分措施是“首次提醒”，也就是主管讨论员工存在的问题，提醒员工注意自己有责任达到组织的标准，并争取员工同意重返令人满意的表现。
如果问题继续存在，主管就进而给予“二次提醒”。主管将再次跟员工会谈，争取他同意解决问题。会谈后，主管将讨论内容正式编写成备忘录，交给该员工。
“提醒”一词不同于“警告”或“训斥”，而是提请员工注意两件事：首先，提醒他注意现有绩效和期望绩效之间的具体差距；其次提醒他注意，他有责任拿出合格表现，做好他受雇该做的工作。
使用“首次提醒”和“二次提醒”还消除传统体制产生的另一个烦恼，即“口头”与“书面”问题。如果主管给予下属“口头训诫”或“口头警告”，该措施归档吗？当然是。该档案会记录在案吗？当然会。这样，“口头警告”岂不变成了“书面警告”？而简单地将其称为“首次提醒”或“二次提醒”就能表示所采取措施的不同级别，并且能分别描述归档程序。
带薪停职处分唤醒违规员工的良知
如果正式处分措施的初始步骤不能成功地说服某人解决绩效问题，就需要果断采取最后行动。非惩罚处分法提供了出乎直觉意料的，有权威力的最后步骤：离职一天做决定。
不管是否带薪，将暂停工作作为最后处分步骤相比较其它方法的“最后步骤”，都具有巨大优势。停职让双方都有一个“冷处理”期，能心平气和地考虑眼前的情形。它给了主管和下属思考的时间。停职期也是一种强硬姿态，它会迫使员工对失业前景有所领受，冷静头脑，并决心纠正自己的行为。
已经采取非惩罚处分法的企业称，运用带薪停职处分产生了不可低估的收益：
它体现出善意。 大多数企业都认为自己是光明正大的雇主，都希望自己在员工关系实践中所做的一切反映并强化这一观点。
它将愤恨转化为内疚。付薪给员工消除了最后处分步骤通常带来的愤恨。它惊醒员工，使其为自己的行为和绩效负责。
它适用于任何岗位。离职做决定适用于表现违反组织规范的任何人。
它减少了敌意和工作场所暴力。 企业必须消除任何较可能激怒员工的做法。
它强化了企业的价值观。大多数企业以自己是公正的雇主为荣，并希望被人们看作非常有吸引力的工作地。运用“离职作决定”并着重于个人责任，使得处分体制再明显不过地宣示，企业即使在最困难的情形下，仍坚定地确保其价值观的实施。
传统的处分体制逮住制造麻烦的员工，对其实施惩罚，留给企业的只是一个遭受惩罚的麻烦制造者。而非惩罚处分体制将绩效管理的责任从经理人转向员工。经理人不是对员工的越轨行为横加训斥，而是坚持让员工做出选择：要么改正后留下来，要么走人。这样，既强调了人人必须遵守企业准则的要求，又顾全了双方的尊严。 |
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