[摘要]随着信息技术的飞速发展,全球经济向网络经济迈进的今天,建立高效完整的会计信息系统,实现会计电算化是大势所趋。针对会计电算化过程中出现的一些新问题和潜在的风险,提出采取切实可行的应对措施。
随着信息技术的飞速发展,全球经济向网络经济迈进的今天,建立高效完整的会计信息系统,实现会计电算化是大势所趋,己成为各行各业乃至国家机关、行政事业单位的当务之急。会计电算化的快速发展己不是单纯的会计与计算机的简单结合,而是已经发展成为一门延伸到通信学、企业管理学、市场运筹学、公共财政信息化等学科的综合学科。它的推广应用不再停留在传统的财务管理系统上面,而是正朝着企业资源计划管理系统“ERP”(企业管理软件)和政府资源规化“GRP”(财政管理软件)方向发展,甚至发展成为不同企业之间、跨地区、跨行业相互链接的大网络系统及发展成为中国财政改革事业和财政信息化建设的有力武器和得力助手。先进的计算机网络技术使信息系统实现会计电算化、管理信息化和结算网络化,极大的提高了会计工作效率和工作质量,使会计工作由原来的手工作业发展到今天的无纸化操作,这些变革不仅给企业带来经济效益和社会效益,更减轻了财会人员的工作力度,促进了会计工作的规范化,为我国的管理工作的现代化奠定了基础。但也出现一些新的问题和挑战,潜在的风险渐渐地暴露出来。现探讨如下:
一、无纸化过程中存在的风险及应对办法
在手工会计系统中,记账凭证、会计账簿及会计报表均以纸张为载体,但实现会计电算化后都是无纸化作业,这种无纸化操作,会计的各种数据易被他人任意删改修订且不留痕迹,而造成会计信息质量的失真。因此,应建立健全科学严密的会计电算化内部控制制度,保证会计数字的安全和保密。
(一)、组织控制。随着会计电算化的超速发展,会计机构也应作相应的调整,如人员岗位责任制:人员岗位包括基本会计岗位和电算化岗位。其中,基本会计岗位为会计主管、出纳、核算、稽核和档案人员等,而电算化会计岗位则是操作员、维护人员、直接管理人员和会计软件人员,以上两种工作人员之间不得兼任;还要明确软件开发人员、维护人员不能兼任操作员。并建立各岗位人员的岗位责任制度,且分工科学,责任明确,各岗位都要得到一定的授权,并用密码控制。防止非法操作、越权操作。这样人员互相制约和内部牵动,能防止违法行为的发生并能及时发现错误。
(二)、操作控制。会计电算化操作应严格遵循会计业务和处理流程进行,在会计软件中设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止;建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。对已记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。以保证会计数据的完整性、真实性。
(三)、数据输入(出)控制。会计电算化系统主要是由数据整理、数据输入、数据处理、数据通讯、数据保存、数据输出几个部分构成。在这些环节中分析出现风险的可能性;分析系统设计过程中是否在实现各个功能时嵌入相应的内部控制措施;嵌入的内部控制措施是否发挥作用;对于一些潜在的可预见风险是否在系统中采取预防措施;是否对不可预见风险的处理留有系统空间等等。由此保证各个环节的数据准确、有效和全过程会计电算化的安全完整。在会计电算化工作中,电脑中原始数据是由人工事先进行审核和确认后输入计算机内,因而自动处理数据的准确性完全依赖原始数据输入时的准确性。会计资料是单位的绝对机密,一旦泄漏将给单位带来不应有的损失,而磁性介质的可复制性又使会计资料极易泄漏而不易发现,故会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印资料,输出后均应立即受到严格管理,以防被人窃取或篡改。磁性资料应由会计档案保管员负责保管;打印资料在系统的操作日志上有所记录后(包括记录输出时间、文件页数及操作人员姓名)及时送达指定人手中;收件人要签收并注明收件日期、文件内容,以便日后备查;确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁性介质存放的数据要保存双备份。所以一切数据的输入(出)过程都必须规范化,并保持数据的准确性,才能保证会计信息质量的真实、完整和准确。
(四)、硬件与软件系统的开发与维护控制。会计电算化包括需求分析、系统的设计和测试、系统的运行与维护以及系统文档资料的保管等,即对正在使用的会计核算软件进行修改、升级和硬件设备的更换,要有一定的审批手续,要保证会计数据的连续和安全,并由有关人员监督实施。要保证机房设备的安全和计算机的正常运行,健全排除硬件与软件系统故障的管理措施,保证会计数据的完整性。
