摘要:文章认为,企事业单位会计电算化实施后,带来了会计业务处理的内容和方式,会计信息载体等方面的变化,大大增加了会计内部控制的难度和复杂性。应从组织机构设置、会计电算化岗位责任制度、会计电算化系统操作制度、会计电算化系统软硬件管理制度及会计资料管理制度等方面入手,建立和完善电算化会计内部控制制度。 关键词:会计电算化;内部控制;会计业务;会计信息;硬件;软件 企事业单位会计电算化的实施,就是建立会计电算化的整个过程,是一项复杂的系统工程。在整个系统的实施过程中,包括会计电算化工作的规划,会计信息的建立与管理,人员的分工与培训,各种制度的建立与实施等诸多内容,都必须采用系统工程的方法与原理进行安排组织,这样才能使会计电算化工作顺利正确的进行。下面仅就会计电算化工作涉及的内部控制进行探讨。
控制是指按照一定的条件和预定的目标,对一个过程或一系列事件施加影响,使其达到预定目标的一种有组织的行为。内部控制是指企业内部的管理控制系统,即为保证经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施,不仅包括企业高层用来授权与指挥经济活动的各种方式方法,还包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度。控制的目标是保证企业财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针。新《会计法》第27条明确规定,各单位必须建立本单位的内部监督制度。内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计核算系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。所以,企业为实现其既定的经营管理目标,提高其经济效益,必需加强管理,建立一整套内部控制制度,以保证企业稳定、健康有序地发展。企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。
一、会计电算化带来的一些变化
1.会计业务处理的内容和方式的变化
企业使用会计电算化软件处理财会数据后,企业的会计核算工作的环境和传统的工作方式相比有许多不同,财会部门人员的构成从原来的财会专业人员,转变为由财会专业人员和会计电算化系统管理员、维护员等构成。财会部门能够高效地完成传统会计核算工作要求的核算内容,还可以应用计算机完成各种企业经营管理方面的其他工作,如财务预测、成本控制、销售预测、企业资源规划等。随着电子信息通讯技术的发展,传统会计工作中需要花费很长时间的会计信息的处理,可以在终端机上瞬间完成,由会计人员处理的有关财会业务,可由其他有关人员在终端机上完成;由几个部门按原规定的步骤才能完成的业务事项,现在可以由一个部门甚至一个人完成。因此,需要建立一套新的控制范围与控制程序符合新形势的内部控制制度,以保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标。
2.会计信息载体的变化
企业应用会计电算化系统进行会计核算后,财会业务处理的方法和程序发生了很大的变化,各类会计凭证及报表的生成方式、财会信息的储存方式及载体也与传统的方式不同。手工处理时期的反映财会业务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料有所减少。由于电子信息技术的广泛应用,某些经济业务交易发生时,有关信息由经办人员通过计算机直接操作、计算机自动记录,手工操作财会业务时期使用的每项经济业务必须具备的各种凭证、单据有些被部分取消,在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等一些工作变为由计算机自动完成。原来书面形式的各类会计凭证改为以磁、光介质为媒体进行存储,因此,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度相比,控制的重点应有所不同,控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机的控制为主,控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
